Come si fa la PEC: un percorso chiaro per creare una casella certificata affidabile e utilizzabile subito

La PEC è diventata uno strumento indispensabile ogni volta che serve inviare documenti con valore legale, comunicare con enti pubblici, professionisti, aziende o privati in modo tracciabile e ufficiale, senza ricorrere alla posta cartacea. Capire come si fa la PEC significa conoscere un processo preciso: scelta del gestore, riconoscimento dell’identità, creazione dell’indirizzo e configurazione della casella. La PEC non è una semplice email: usa protocolli certificati, conserva prove di invio e ricezione e garantisce un livello di sicurezza superiore.

1. Che cos’è la PEC e perché viene utilizzata così spesso

La PEC ha un ruolo particolare nel sistema delle comunicazioni digitali. A differenza di un’email normale, ogni messaggio genera due ricevute: una di accettazione e una di avvenuta consegna, entrambe con valore legale, paragonabile a una raccomandata. Per questo la PEC è richiesta per comunicazioni con Agenzia delle Entrate, invio di contratti, bandi, dimissioni telematiche, comunicazioni formali.

È un sistema solido, basato su normative precise, che garantisce tracciabilità e certificazione.

2. Scegliere un gestore affidabile: primo passo decisivo

Il primo passo è scegliere un provider certificato. Ogni gestore offre caratteristiche diverse:

• spazio di archiviazione;
• costi annuali;
• interfaccia più o meno semplice;
• servizi extra come archiviazione automatica o assistenza.

Il funzionamento della PEC è identico per tutti i provider autorizzati.

3. Scegliere il nome della PEC: struttura e formato

L’indirizzo segue la struttura di un’email, ma con domini certificati. In fase di registrazione si sceglie un nome che può essere personale o professionale. È utile valutare se usare nome e cognome, un indirizzo legato all’attività o uno coerente con altre email.

Un indirizzo chiaro migliora la riconoscibilità.

4. La procedura di registrazione: cosa serve davvero

Per creare una PEC servono:

• nome e cognome;
• codice fiscale;
• documento d’identità;
• numero di telefono;
• email alternativa.

Segue il passo più importante: il riconoscimento dell’identità.

5. Il riconoscimento dell’identità: metodi disponibili

La verifica può avvenire tramite:

• SPID;
• caricamento del documento e selfie;
• video-riconoscimento;
• firma digitale.

L’obiettivo è confermare l’identità del richiedente.

6. Attivazione della casella: quando la PEC diventa operativa

Completata la verifica, il gestore attiva la casella PEC. L’utente riceve:

• l’indirizzo ufficiale;
• le credenziali;
• le istruzioni per la configurazione;
• informazioni sui primi passi.

Da questo momento la casella ha valore legale.

7. Configurare la PEC su computer o smartphone

Si può usare la PEC da browser o configurarla su:

Outlook, Apple Mail, Thunderbird, app ufficiali.

Servono i parametri IMAP o POP. Usare una app rende più veloce la gestione dei messaggi, soprattutto quelli importanti.

8. Gestire i messaggi PEC: la logica della certificazione

Ogni messaggio PEC è un documento certificato. È importante mantenere la casella ordinata e conservare le ricevute di consegna e accettazione, utili in caso di contestazioni.

9. Lo spazio della casella: evitare che si riempia

Le caselle PEC hanno spazio limitato. Quando lo spazio termina, non si possono inviare o ricevere messaggi. Bisogna liberare la casella o acquistare spazio aggiuntivo:

• scaricando messaggi;
• salvandoli in .eml o .pdf;
• usando cloud;
• attivando archiviazione automatica.

10. Usare la PEC con consapevolezza: evitare errori comuni

Errori tipici:

• inviare messaggi di prova;
• trattarla come email comune;
• non conservare le ricevute;
• dimenticare la scadenza annuale.

Ogni messaggio PEC ha potenziale valore legale.

11. Rinnovare la PEC: mantenere attivo il servizio

La PEC si paga annualmente. Se scade:

• i messaggi non arrivano;
• il valore legale scompare;
• l’indirizzo può essere disattivato.

Il rinnovo si effettua dall’area utente.

12. La PEC e i rapporti con enti e professionisti

La PEC è il canale preferito per comunicare con:

banche, avvocati, assicurazioni, enti pubblici, agenzie fiscali, aziende.

Ogni comunicazione lascia una traccia certificata, indispensabile in situazioni formali o delicate.