Scrivere una mail formale e informale: differenze, struttura e esempi pratici

Scrivere una mail efficace significa adattare linguaggio, tono e struttura al contesto e al destinatario, perché una comunicazione troppo rigida può risultare distante mentre una troppo informale può apparire poco professionale. La differenza tra mail formale e informale non riguarda solo il saluto iniziale, ma anche la scelta delle parole, la costruzione delle frasi, il livello di dettaglio e persino la chiusura finale.

Sapere quando usare un registro formale e quando invece adottare un tono più colloquiale è una competenza utile in ambito lavorativo, scolastico e personale, soprattutto perché molte incomprensioni nascono proprio da messaggi scritti in modo ambiguo o poco adeguato.

Quando usare una mail formale e quando una informale

Quando si scrive a un’azienda, a un ufficio pubblico, a un docente o a un responsabile, il registro formale è la scelta più sicura perché comunica rispetto e chiarezza, evitando fraintendimenti. Una mail formale è indicata anche quando non si conosce bene il destinatario o quando si affrontano argomenti delicati come richieste economiche, reclami, candidature o comunicazioni ufficiali.

Il registro informale è invece più adatto a colleghi con cui si ha confidenza, amici, familiari o persone con cui il rapporto è già consolidato. In questi casi l’obiettivo non è mostrare formalità, ma rendere la comunicazione rapida e naturale, mantenendo comunque un livello di educazione adeguato.

Il contesto aziendale può creare situazioni intermedie, perché molte aziende moderne utilizzano un tono semi-informale anche nelle comunicazioni interne. In questi casi conviene osservare lo stile del destinatario: se le mail ricevute sono dirette e amichevoli, rispondere nello stesso registro riduce la distanza e rende lo scambio più fluido.

Struttura corretta di una mail formale

Una mail formale funziona bene quando segue una struttura chiara, perché il destinatario deve capire subito chi scrive, perché scrive e quale azione viene richiesta. L’oggetto deve essere specifico e descrittivo, evitando formule vaghe come “Informazioni” o “Richiesta”.

Il testo dovrebbe iniziare con un saluto adeguato, come “Gentile Dott. Rossi” oppure “Spett.le Azienda”, e proseguire con una frase introduttiva che chiarisca il contesto. La parte centrale deve contenere la richiesta o l’informazione principale, possibilmente con periodi scorrevoli e senza eccessive digressioni.

La chiusura deve essere coerente con il tono della mail, includendo una formula di cortesia e una firma completa. In ambito lavorativo è consigliabile inserire nome e cognome, eventuale ruolo e recapiti principali.

Esempio di apertura tipica:
“Gentile Dott.ssa Bianchi,
La contatto in merito alla richiesta di preventivo inviata in data…”

Esempio di chiusura corretta:
“Resto a disposizione per eventuali chiarimenti e La ringrazio per l’attenzione.
Cordiali saluti,
Nome Cognome”

Struttura corretta di una mail informale

Una mail informale mantiene comunque una logica chiara, ma utilizza un linguaggio più diretto e semplice. L’oggetto può essere più breve, ma deve sempre far capire di cosa si tratta, soprattutto se la mail è inviata in ambito lavorativo.

Il saluto può essere “Ciao Marco” o “Buongiorno Laura”, e il testo può andare subito al punto senza introduzioni troppo lunghe. Nelle mail informali è più comune usare frasi brevi e un tono colloquiale, ma conviene evitare abbreviazioni eccessive o un linguaggio troppo simile a quello delle chat, soprattutto se la comunicazione riguarda lavoro o studio.

Anche la chiusura può essere più leggera, con formule come “A presto” o “Grazie mille”, seguite dal nome.

Esempio di chiusura:
“Fammi sapere quando puoi.
Grazie!
Luca”

Differenze di tono e linguaggio tra mail formale e informale

La differenza più evidente tra i due registri è l’uso del “Lei” o del “tu”. Nella mail formale si utilizza il “Lei” e una costruzione più rispettosa, evitando espressioni colloquiali. Nella mail informale si usa il “tu” e un linguaggio più spontaneo.

Anche la scelta dei verbi cambia: una mail formale utilizza spesso formule come “La contatto”, “Le scrivo”, “Desidererei”, mentre una mail informale tende a usare espressioni più dirette come “Ti scrivo”, “Volevo chiederti”, “Puoi mandarmi”.

Un altro elemento importante riguarda la punteggiatura. In una mail formale è preferibile evitare punti esclamativi ripetuti o emoticon, mentre nella mail informale un singolo punto esclamativo può rendere il tono più amichevole senza risultare eccessivo.

La mail formale tende anche a essere più ordinata e completa, perché spesso ha valore documentale. La mail informale può permettersi di essere più breve, purché il messaggio resti chiaro.

Esempi pratici di mail formale e informale

Esempio di mail formale per richiesta informazioni:

Oggetto: Richiesta informazioni su disponibilità corso

Gentile Segreteria,
Le scrivo per richiedere informazioni relative al corso di formazione “Digital Marketing”, in particolare per quanto riguarda date di inizio, modalità di frequenza e costi di iscrizione.
Se possibile, vorrei sapere anche se sono previste agevolazioni per studenti universitari o modalità di pagamento rateale.

RingraziandoLa anticipatamente per la disponibilità, resto in attesa di un Suo gentile riscontro.
Cordiali saluti,
Nome Cognome
Numero di telefono

Esempio di mail informale per la stessa richiesta:

Oggetto: Info corso Digital Marketing

Ciao,
ti scrivo perché vorrei avere qualche informazione sul corso “Digital Marketing”. Sai dirmi quando inizia, quanto costa e se ci sono opzioni di pagamento a rate?
Se avete anche qualche sconto per studenti, mi farebbe comodo saperlo.

Grazie mille e a presto,
Nome